Win meer gemeentelijke aanbestedingen!

Door 2 juni 2014kennisbank

Inleiding
Europees aanbesteden. Veel organisaties binnen zorg & welzijn en het onderwijs hebben er regelmatig mee te maken. De gemeente koopt in en hanteert de (Europese) aanbestedingsprocedure voor het plaatsen van een opdracht of het aangaan van een andere overeenkomst. Je bent er maar klaar mee.

Europese aanbesteding kan eigenlijk worden gezien als een bijzondere offerteprocedure met specifieke formele kenmerken en spelregels. Dit maakt voor vele organisaties de periodiek terugkerende (Europese) aanbestedingsronden niet tot een erg geliefde bezigheid, om het maar zacht uit te drukken. Voor sommigen is het zelfs een gruwel.

Wees voorbereid, (Europese) aanbestedingen nemen alleen maar toe!
De overheid wil meer marktwerking en legt steeds meer taken binnen zorg en onderwijs neer bij de gemeente. De trend is dan ook dat gemeenten steeds meer (Europees) gaan aanbesteden. De drempels (minimale opdrachtwaarden voor aanbesteding) gaan omlaag en inkoop wordt professioneler.

‘Vluchten kan niet meer’
Zodra de aanvraag op de mat valt gaan ‘deuren op slot’ en is men gebonden aan keiharde en strikte procedures. Beïnvloeden kan niet meer (dat denken we tenminste) en nadere dialoog met de gemeente is nauwelijks meer mogelijk en aan allerlei regels gebonden.
Welke mogelijkheden heb ik dan om mijn kans van slagen te vergroten? Hoe kan ik me onderscheiden van concurrerende inschrijvingen? Waarop wordt mijn aanbieding beoordeeld? Alleen op prijs? Is het altijd noodzakelijk om aan te besteden? Moet ik wel inschrijven? Deze vragen en nog veel meer houden de gemoederen bij instellingen en organisaties flink bezig.

Europees aanbesteden, hoe werkt dat nu eigenlijk?
Dit artikel beoogt de vele vragen die ook u ongetwijfeld heeft te beantwoorden en gunt u een kijkje in de “aanbestedingskeuken”. Hoe maakt u uw papieren op orde? Hoe doet u de juiste dingen zo goed mogelijk?

Het artikel reikt u praktische kennis en tips aan rond Europese aanbesteding zodat u bij de eerstvolgende aanvraag goed beslagen ten ijs komt en de kans van slagen wordt vergroot.
Achtereenvolgens komt aan bod:

1. Aanbesteden, welke vormen hanteert de gemeente?
2. Hoe ‘gunnen’ gemeenten?
3. Tips voor topprestaties.

1. Aanbesteden, welke vormen hanteert de gemeente?
De gemeenten hanteren verschillende vormen van aanbestedingen. Dit heeft geleid tot een geheel eigen jargon zoals “onderhandse aanbesteding”, “openbare en niet-openbare inschrijving” en meer van dit soort kretologie. Dit kan verwarring veroorzaken.
Wat betekent dit nu allemaal?

Onderhandse gunning
Gemeenten gaan bij aanbestedingen altijd uit van regels. Allereerst zijn er de eigen interne regels ten aanzien van inkopen en aanbesteden. In deze regels is vaak een minimumbedrag (veelal rond € 25.000,-) waarboven meerdere offertes moeten worden aangevraagd.
Onder dit bedrag mag er onderhands gegund worden. Deze procedure is minder formeel en staat tussentijdse contacten en overleg toe. Er ontstaat dus ruimte om inkoopcriteria te bespreken en als verkopende partij meer adviserend op te treden en kennis in te brengen. Het verkoopproces kunt u dus meer naar uw hand zetten! Ook minder formele gunningscriteria zoals uw vertrouwensband met de beslissers en klantkennis wegen prominenter mee. U heeft dan maximale invloed op de inkopende partij, en dat zijn dus de aanbestedingen waar u het liefst bij betrokken bent!

Meervoudig onderhands aanbesteden
Vanaf (meestal) € 25.000,- tot een bedrag van € 193.000,- (voor leveringen en diensten) is er in de meeste gevallen sprake van verplicht “meervoudig onderhands” aanbesteden. De opdracht wordt dan aan een door de gemeente zelf aan te wijzen aantal leveranciers gestuurd; u heeft dus concurrentie! Uw invloed hier is te zorgen dat u bij de leveranciers zit die een offerteaanvraag krijgen. Iets minder leuk dus. Neemt niet weg dat ook hier minder strikte regels worden gehanteerd dan bij Europese aanbesteding. Om een grotere kans van slagen te hebben is het van belang uw commerciële talent en vakkennis in te zetten bij het verkoopproces. U heeft te maken met concurrentie, dus zorg ervoor dat u een helder beeld heeft van uw onderscheidend vermogen en unieke meerwaarde en hoe u deze over de bühne brengt.
Over onderscheidend vermogen gesproken: de kwaliteit van de offerte doet een behoorlijke duit in het zakje.

Europese aanbesteding
Wordt de opdrachtwaarde hoger dan € 193.000,- dan moet er een Europese aanbestedingsprocedure gestart worden. De gemeente moet de opdracht dan openbaar aanbesteden en de strak geregelde procedure volgen. U heeft, het zal u niet verbazen, bij deze vorm van aanbesteden aanmerkelijk minder invloed! De minst leuke vorm dus!
De zwaarte van de procedures neemt toe naarmate de opdrachtwaarde hoger wordt. Dat u daar dus ook minder invloed door heeft, is dan ook niet verrassend!

vormen van aanbesteding
Figuur 1: De verschillende vormen van aanbesteden

Fases aanbesteding
Figuur 2: Fases openbare en niet-openbare aanbesteding.

Openbare en niet-openbare aanbesteding
Als u met gemeentelijke Europese aanbestedingen te maken krijgt, is er meestal gekozen voor een (niet-)openbare procedure. Voor de goede orde: beide procedures zijn even openbaar in die zin dat de aanbesteding in heel Europa wordt aangekondigd!
Bij de niet-openbare procedure wordt eerst een aantal leveranciers geselecteerd. Daarbij wordt geselecteerd op criteria die de leverancier betreffen. Denk daarbij aan financiële draagkracht, referenties, kwaliteitseisen en dergelijke. De geselecteerde leveranciers krijgen een offerteaanvraag op basis waarvan zij hun offerte opstellen.
Bij de openbare procedure kan iedere geïnteresseerde leverancier de offerteaanvraag opvragen. Er moet dan wel worden voldaan aan de minimumeisen (bijvoorbeeld ten aanzien van financiële draagkracht, referenties, kwaliteitseisen en dergelijke) die aan de leverancier worden gesteld. Gebeurt dit niet, dan wordt de offerte niet verder beoordeeld.

2. Hoe gunnen gemeenten?
Gemeenten gunnen op twee manieren: “Laagste prijs” en “Economisch meest voordelige inschrijving”. Laagste prijs wil niet anders zeggen dan dat uw offerte aan de minimumeisen uit het programma van eisen of de offerteaanvraag moet voldoen. Heeft uw offerte dan ook nog de laagste prijs, dan wint u!
Bij “Economisch meest voordelige inschrijving” moet de offerte in ieder geval voldoen aan de minimumeisen uit het programma van eisen of de offerteaanvraag, maar daarnaast moet de gemeente de combinatie van invulling van de wensen en de prijs als hoogste waarderen.
Vanzelfsprekend moet de gemeente vooraf aangeven hoe zij de combinatie van invulling van wensen en prijs waardeert.

Een voorbeeld uit de praktijk: bij een aanbesteding voor adviesdiensten geeft een gemeente aan dat zij de opdracht gunt aan de inschrijver met de “Economisch meest voordelige inschrijving”, waarbij gegund wordt op basis van kwaliteit en prijs. Zij geeft dan ook (verplicht) aan dat kwaliteit voor 60% telt en prijs (op basis van het geboden uurtarief van de adviseurs) voor 40%. Kwaliteit is onderverdeeld in opleiding (20%) en ervaring (40%). Om te bepalen hoe u scoort (als u besluit in te schrijven) onderzoekt u eerst of u voldoet aan de geschiktheideisen. Is dat het geval, dan onderzoekt u of u voldoet aan de minimumeisen uit de offerteaanvraag. Is ook dat het geval dan bepaalt u voor uzelf hoe u aan de wensen van de gemeente wil voldoen. Heeft u bijvoorbeeld een of meer adviseurs met een MBA of specifieke ervaring zoals gewenst? Vaak kunt u dan zelf de score bepalen, maar het komt ook voor dat de gemeente een deskundigenpanel een oordeel laat vormen of de offertes onderling vergelijken. Voor wat de prijs betreft, daar bent u vaak afhankelijk van de inschrijvingen van uw concurrenten (behalve als er “Gunnen Op Waarde” * wordt toegepast). Zorg er dus voor dat de wensen zo goed mogelijk worden ingevuld, dat scoort immers voor 60%, en een lage prijs (let wel op uw concurrenten) maar voor 40%.

Twee manieren van gunning
Figuur 3. De twee manieren van gunning

3. Tips voor topprestaties
Nu we een helder beeld hebben van de werkwijze van gemeenten rond het aanbesteden, rijst de vraag wat u kunt doen om uw kans van slagen te vergroten. Dit geldt met name bij Europese aanbestedingen. Deze vorm van aanbesteden heeft een matige reputatie waar het gaat om beïnvloeding. “Men kiest toch op prijs” of “De kwaliteit van uitvoering doet nauwelijks ter zake”. Is er eigenlijk wel beïnvloeding mogelijk? Het antwoord hierop is: altijd! In principe heeft iedere aanbieder gelijke kansen.
Echter, doordat u onbewust een aantal spelregels of mogelijkheden onvoldoende serieus neemt of mogelijk veronachtzaamt, bent u in ieder geval bezig uw kansen te verkleinen. En dat kan niet de bedoeling zijn.

Hoe haalt u er het maximale uit? Een aantal tips op een rijtje.

• Zorg dat je erbij bent!
– Wees op de hoogte van komende aanbestedingen. De aanvraag op de deurmat mag geen verrassing zijn. Onderhoud dus structureel contact met de gemeente. Bouw relaties op met belanghebbenden in de organisatie. Doe dit voor de grotere gemeenten meer planmatig en doelgericht zodat u zeker weet dat de juiste kennis wordt vergaard en dat u van de juiste zaken op de hoogte bent. Maak het de gemeente makkelijker bij hun keuzes in geval van onderhandse vormen van aanbesteding.

• Schiet liever met scherp dan met hagel!
– Ga goed na of inschrijven zinvol is (waarde grote offertes: € 100.000,- en meer) Stel minimaal tien criteria op op basis waarvan u uw kans van slagen kunt beoordelen. Gebruik dit als “meetlat” bij aanvragen en maak een objectieve afweging. Laat het niet alleen afhangen van “gevoel”.De zogenaamde “SCOTSMAN”-methode is een veel gebruikte kwalificatie-methode. Elke letter staat voor een vraag. Bijvoorbeeld: C = Competition – Hebben we veel of weinig concurrentie? M = Money – Is er tijd en geld beschikbaar voor deze aanvraag? Maak uw eigen “SCOTSMAN” als kwalificatieinstrument. Durf “Nee” te zeggen tegen de aanvraag als de kosten en inspanning niet opwegen tegen de kans van slagen.

• Lees de stukken goed!
– Het is vaak ambtelijke en formele taal die soms niet makkelijk leesbaar is. Neem de tijd om goed te begrijpen wat men bedoelt.

• Stel vragen; er is ruimte voor in het proces!
– soms komt de aanbestedende dienst tot inkeer… Is er geen contact mogelijk? Wel degelijk. Er wordt altijd een contactpersoon opgegeven in de offerteaanvraag. Daarnaast is er vaak sprake van een georganiseerde bijeenkomst waarop aanbieders de mogelijkheid krijgen vragen te stellen. Een echt goede vraag blijft hangen, ook bij de beslissers. Stel geen zaken ter discussie. Maar zet de gemeenten waar nodig aan het denken.
Benut deze gelegenheid altijd.

• Wil je echt bezwaar maken, reageer dan tijdig!
– Een rechter verwacht voortvarend optreden. Wacht dus niet te lang met protesteren, maar doe dat direct na het constateren van een fout van de gemeente. Langer wachten vermindert de kans op succes en ontneemt de gemeente de kans onbedoelde fouten te herstellen!

• Biedt aan wat gevraagd is, en niet meer
– Er zijn genoeg geweldige oplossingen procedureel gesneuveld. Dit is een grote valkuil. Als u de neiging voelt andere of meer oplossingen aan te dragen dan waar de gemeente om vraagt omdat deze naar uw mening tot betere resultaten leiden, dan bent u bezig uw kansen dramatisch te ondermijnen. Hoe goed bedoeld ook. Maar of u nu wel of niet gelijk heef, de gemeente hanteert de procedure niet voor niets en houdt zich er strikt aan.

• Zorg dat de formulieren op tijd in orde zijn!
– VOG, Non-failliet verklaring, KVK, etc. op de plank hebben liggen!Wees voorbereid op een aanvraag. Organiseer en standaardiseer de formulieren. Dat bespaart u veel tijd en stress.

• Laat ondertekenen door een bevoegd functionaris!
– Bevoegdheid moet controleerbaar zijn (KVK). Op zo’n ogenschijnlijk detail kunt u de aanbesteding verliezen.

• Als het alleen niet lukt: combinatie of onderaannemer!
– Misschien voldoe je samen wel!

• Onvoorwaardelijk is onvoorwaardelijk!
– Geen voorbehouden maken, er is nog best ruimte! Als er onvoorwaardelijk akkoord moet worden gegaan met bijvoorbeeld de inkoopvoorwaarden, stem daar dan mee in! En dus niet: “We gaan akkoord met artikel 15, lid a onder voorbehoud van…” Hier heeft de gemeente geen boodschap aan. U verkleint alleen maar uw kansen.
Later als de opdracht u is gegund is er vaak alsnog voldoende ruimte voor overleg in alle redelijkheid.

• Bezwaar tegen gunningbeslissing: binnen 15 dagen kort geding!
– Zet uw advocaat vast aan het werk… U kunt natuurlijk een beslissing van de gemeente aanvechten. Weeg de belangen zeer zorgvuldig af. U maakt zich er niet bijster populair mee, wat uw kansen in de toekomst kunnen verkleinen. Dus wat u er uiteindelijk mee wint, ook als u de rechtszaak wint, is maar zeer de vraag.

• Wees een goed verliezer!
– Als je geen fouten maakt, kun je niet leren! Vraag altijd een evaluatiegesprek aan en stel u kwetsbaar op.
Stel veel vragen om een goed beeld te krijgen van wat u de volgende keer anders kunt doen om uw kansen te vergroten. En… ook de gemeente kan hier van leren!

Tot slot nog een laatste tip. Veel gemeenten maken gebruik van adviseurs die hen begeleiden bij het aanbestedingsproces en een belangrijke rol kunnen spelen bij de besluitvorming. Zorg ervoor dat u bekend bent bij de adviseurs. Met andere woorden: bouw ook voortijdig een relatie op met de betrokken adviesbureaus.
Als adviseurs u kennen dan kunnen ze uw aanbod beter beoordelen en op de juiste waarde schatten. Doen dus. Voor u het weet begint u er nog lol in te krijgen.

Dit artikel is opgesteld door:

Expanding Visions, specialist op het gebied van (Europees) aanbesteden.
Profacq, gespecialiseerd in relatiemanagement van stakeholders binnen zorg & welzijn.

Profacq adviseert, traint en coacht zorgprofessionals in acquisitieplezier