Presenteren met plezier!

Door 11 juni 2014kennisbank

Inleiding

Heeft u ook slapeloze nachten voorafgaand aan een presentatie? Of op z’n minst kriebels in de buik? Of, vereist uw functie dat u ‘moet gaan’ presenteren en heeft u bij het idee alleen al ‘er de buik van vol’? Vroeger, met de spreekbeurt was het niet anders…

Dit heeft maar een oorzaak: psychisch. Daarom in dit artikel nu eens ‘Presenteren’ van een andere kant belicht: Hoe voorkom ik bovenstaande problemen die ontstaan door een psychische oorzaak?

We begeleiden dit artikel met de do’s en don’ts per presentatievorm en geven hier vorm aan d.m.v. een handige checklist. 

Zelfvertrouwen

Hét sleutelwoord om ‘lekker’ voor een groep te staan is zelfvertrouwen. Voor dit zelfvertrouwen zijn drie elementen belangrijk:

1. U realiseert zich dat u voor de groep  nieuwe en/of waardevolle informatie te bieden hebt;
2. U bereidt zich goed voor en voelt zich representatief zoals u er zult staan;
3. U verstaat de kunst om de toehoorder verbaal en non verbaal te boeien.

Vindt u dat deze drie elementen niet voor 100% onder controle zijn, ga dan aan uw kwaliteiten sleutelen, of presenteer niet! Want geheid, u doet (weer) een negatieve ervaring op waardoor uw zelfvertrouwen slinkt. Vraag anderen regelmatig of u aan de drie elementen voldoet, wat anderen zeggen is namelijk de beste graadmeter. 

Nieuwe en/of waardevolle informatie

Dit moet het doel zijn van uw boodschap, belangrijk is dit bewust te ‘managen’ en zo snel mogelijk te komen met voor de groep herkenbare vragen/probleemstellingen en voorbeelden, waardoor u snel aansluiting hebt en aandacht creëert bij de toehoorder.

Belangrijke signalen zijn de bevestigende reacties en instemmende knikjes uit de zaal. Een belangrijk signaal achteraf of de inhoud waarde toevoegde bij de toehoorder is de response, zoekt men meteen na afloop of in een later stadium contact met u?

Voorbereiding

Altijd essentieel en bij het houden van een presentie helemaal. Door een slechte voorbereiding voelt u zich onzeker en is de kans op mislukken meteen al groot, want vaak gaat er dan ook iets mis. Waar u ter voorbereiding op dient te letten treft u in de checklist aan. Denk na over de representativiteit van u zelf, sluit u qua kledingstijl aan bij de toehoorder? Op internet (‘google’ eens op

‘kledingadvies’) zijn tal van adviezen hiervoor te vinden, belangrijk is u zo te kleden dat u zich happy voelt en u eruit ziet zoals het publiek van u verwacht. En dat is een kwestie van inschatten, wie bent u, welke organisatie vertegenwoordigt u, en welk beeld heeft uw publiek daarbij.

(Non) Verbale communicatie

Er wordt gezegd dat tijdens een presentatie de non verbale communicatie (NVC, wat je doet) voor 70% van belang is bij het overbrengen van de boodschap, ten opzichte van de verbale communicatie (wat je zegt). Dat is nog al wat en het dus waard hier veel aandacht aan te besteden. Om non verbaal de juiste uitstraling te hebben, zijn er drie aspecten van belang:
a) bewustwording, door de  zogeheten richtlijnen kan men zich spiegelen, dit doe ik al en dit ga ik doen,
b) de wil om het te kunnen, en

c) het oefenen/doen. En het zit hem vaak in kleine dingen: hoe loopt u voor de groep? Lange stappen, zwaaiende armen? Realiseer dat dit zelfverzekerd overkomt, kleinere stappen, en hangende schouders, komt onzeker, tam en ongeorganiseerd over. In de bijlage hebben we een groot scala van non verbale aandachtspunten genoemd, zowel goede als foute, en per presentatievorm geadviseerd deze al dan niet toe te passen.

Verbale Communicatie

Is de verbale communicatie dan niet meer zo belangrijk en kunt u het zich veroorloven nonsens te vertellen? Uiteraard gaat het om de inhoud, de prachtige bos rozen oogt bij ontvangst veel mooier als er een mooie folie met lintje omheen zit, maar het belangrijkste zijn en blijven de rozen. Zo ook met communicatie. Verbaal moet het goed in elkaar zitten. Hoe laten we de inhoud nu het beste ‘landen’ en creëren we bij de toehoorder een goede landingsbaan?

Om te beginnen hebben we structuur aan te brengen in een presentatie middels de 5 A-fasen. (’s mensen brein schreeuwt om structuur zowel bij toehoorder als presentator…):

Antenne

In deze fase stemt u af op de doelgroep, noemt u voor de toehoorder met name herkenbare elementen zoals actuele problemen/uitdagingen, liefst ondersteund met voorbeelden uit hun praktijk. Inventariseer (bij voorkeur noteren op bv. flipover) wat er leeft bij het publiek, welke vragen zij graag beantwoord zien, met welke doelstellingen zij gekomen zijn en vraag concreet wanneer de presentatie voor hen geslaagd is. Zitten er vanuit het publiek elementen tussen die niet binnen het programma passen,

geef dit meteen duidelijk aan en licht toe waarom niet.

Taalgebruik: gebruik AN (Algemeen Nederlands, tenzij u uitsluitend publiek toespreekt die allen dezelfde streektaal spreken zoals bijv. Fries) en stem de woordkeuze goed af op branche- en denkniveau van het publiek  (HBO/onderwijs).

Agenda

Hier geeft u duidelijk aan wat uw doel met de presentatie is, welk resultaat u voor ogen hebt, hoe lang hij duurt, eventuele pauzes, de mate van interactie (bijv. vragen direct of achteraf) die u voorstaat, en hoe men aan de hand-out komt.

Aandacht

Deze fase is een belangrijke om de aandacht van het publiek blijvend op u te vestigen. Door het stellen van enkele prikkelende vragen rondom hun en uw doel met het aanhoren van deze presentatie creëert u een bepaalde mate van nieuwsgierigheid, waardoor er ten diepste een geboeid luisterend publiek wordt ‘gemaakt’.  Denk hierbij aan het laten zien van de moord aan het begin van een detective-film, hierdoor is iedereen benieuwd naar het verdere verloop van de film.

Deze vragen kunnen het best die problemen aansnijden die in de Antenne-fase reeds kort zijn benoemd, en beginnen vaak met: “Zou u..”, of “Vindt u ook”… en “Wie van u is er geïnteresseerd in de oplossing voor…” Een aantal toehoorders zal reageren, (hand omhoog, kunt u ook naar vragen…) en de rest reageert niet maar wil het wel weten. Vervolgens is het moment daar om naar de volgende fase te gaan, nl. uw:

Aanbod

Oftewel de presentatie van uw boodschap. Hanteer ‘VISTA’ als u over uw inhoud gaat spreken:

-Volume: afstemmen op de groepsgrootte en de zaal, spreek niet te zacht, zeker niet te hard.
-Intonatie: door bepaalde (delen van) woorden te benadrukken ontstaan er krachtige zinnen.
-Snelheid: vanwege verschillende niveaus bij de luisteraars, de snelheid afstemmen op het gewenste en vereiste niveau.
-Toonhoogte: door de zinnen op verschillende toonhoogtes uit te spreken geeft u meer lading aan  de inhoud van uw boodschap.
-Articulatie: spreek de woorden duidelijk hoorbaar uit.

Gebruik zinnen met daarin de ‘Tricolon’ verweven, een methode waarbij zinnen/boodschappen in drie delen aan het brein worden aangeboden. Dit heeft als voordeel dat de informatie snel en diep bij de toehoorder indaalt en beter wordt onthouden. Een voorbeeld om belangrijke onderdelen van de presentatie effectief in te delen is het noemen van de kenmerken, de bijbehorende voordelen en daaraan gekoppelde waarden (emotionele waarden, als bijv zekerheid en continuïteit).

Afsluiten/Afstemmen

En zo  komt u aan het einde van uw presentatie, een vaak onderschat gedeelte. Zoals een goede coupe ijs de bekroning is op een lekker etentje en van grote invloed op het gevoel of ‘alles naar wens is geweest’, zo is de afsluiting een belangrijke kans om het tevreden gevoel bij het publiek positief te beïnvloeden:

-Pak de aantekeningen uit de 1e fase erbij en vink af wat er is behandeld.
-Bied gelegenheid om nog vragen te stellen. -Vraag aan enkele personen (bij voorkeur de meest actieve deelnemers…) uit het publiek

om in 1 woord/zin samen te vatten wat men als ‘positief’ heeft ervaren. Herhaal dit bij drie anderen en bied de toehoorders vervolgens de kans om enkele veranderpunten aan te dragen. Komen die niet, vraag dan of ze, mochten ze er zijn die willen doormailen, geef in ieder geval de kans om te evalueren. Komen ze wel, bedank dan vriendelijk voor de tip!
-Sluit vervolgens af met iets persoonlijks, zoals bv. iedereen een doe- of ontwikkelpunt te laten noteren of uitspreken, en bied indien mogelijk de kans er na afloop nog even over na te praten.

Presentatievormen

De inhoud van dit artikel kan worden toegepast bij diverse vormen van presenteren aan groepen, waarbij de spreker duidelijk in de positie is zijn/haar kennis over te dragen aan meerdere (minimaal 3) personen tegelijk. In de checklist geven we aan per presentatievorm wat de do’s en dont’s zijn.

Hulpmiddelen

We noemden er al enkele zoals flipover en microfoon. Belangrijk is, goed te weten bij welke hulpmiddelen u zich comfortabel voelt, zorg in ieder geval dat gebruik ervan heel natuurlijk over komt en dat lukt alleen als u er weer veel mee oefent. Ook het goede

gebruik van deze hulpmiddelen zullen uw zelfvertrouwen helpen vergroten. Afsluitend noemen we nog even de lessenaar, uitsluitend voor uw zelfvertrouwen, een probaat hulpmiddel!

Voor degene die zich verder wil verdiepen in het geven van presentaties, op www.presentatiekracht.nl treft u brede informatie aan.

Wij wensen u veel presentatieplezier!

[divider_line]

Vraag dit document aan in handig pdf formaat en ontvang tevens de handige checklist do’s en dont’s tijdens presenteren

[contact-form-7 id=”2324″ title=”Kennisbank”]