Uw relatie roept: “stuur maar even een offerte”! Dat gebeurd om een aantal redenen:

  • Men wil écht met u samenwerken
  • Men wil een vergelijking in de markt kunnen maken
  • Men houdt u hiermee op een afstand zonder direct afwijzend te zijn. Als het een goede offerte is, kan men de concurrent ermee “om de oren slaan”.

Offerte is Voorstel!

Om te beginnen hebben wij niets met het woordje ‘offerte’. Een offerte ontvangt u bij het uitzoeken van een nieuwe keuken bij de keukenspeciaalzaak. Om er vervolgens mee onder de arm naar de naburige concurrent te lopen en te vragen of die hetzelfde kan leveren, voor minder geld.

Vandaar dat wij bij Profacq binnen de dienstverlening spreken van een voorstel, sterker een ‘Voorstel tot Samenwerking’. En het liefst met hoofdletters, zo belangrijk vinden we dit. Belangrijk, omdat we er veel tijd en energie in steken en dus kosten maken. In dit artikel staan we eens even stil bij de manier waarop wij nu het winnende voorstel gaan doen.

Waarom stuurt u een voorstel?

U kunt zich in de wolken voelen omdat uw relatie het signaal afgeeft dat men met u zaken wil gaan doen. Of dit terecht is, is nog maar de vraag. Een voorstel maken kost nogal wat tijd; tijd waarin u niet  declarabel kunt zijn. Maak daarom alleen een voorstel als dit zinvol is voor beide partijen!

Uw medewerkers grijpen het maken van een voorstel ook aan om te laten zien hoe productief ze zijn…
En het voorstel geeft u de mogelijkheid om de expertise van uw organisatie uit te dragen en dat is erg belangrijk… 

Hoe succesvol zijn uw voorstellen?

Als van alle uitgebrachte voorstellen 80 tot 85% wordt omgezet in een betaalde opdracht, dan wil ik u feliciteren met het resultaat. Uw werkwijze blijkt in de praktijk succesvol te zijn. Heeft u wel eens onderzocht hoe deze zogeheten conversieratio er bij uw organisatie uitziet (hoeveel voorstellen leiden tot opdrachten?).

Hoe minder voorstellen u maakt, hoe succesvoller u bent! Een paradoxale uitspraak die ik graag toelicht.

Als uw organisatie veel voorstellen verstuurd met  een scoringspercentage van  40 % dan bent u uw tijd niet goed aan het benutten. Selectief zijn bij het uitbrengen van voorstellen kan uw kansen in de markt vergroten. Uw voorstel waar u dus de nodige energie in hetb zitten, wordt namelijk niet alleen gebruikt om de afweging te maken of u de opdracht krijgt, maar ook om de concurrentie van informatie te voorzien.

Relevante vragen die u zeker zichzelf maar ook bij voorkeur aan de relatie kunt stellen zijn:

  • Is er budget voor het project?
  • Hoe zit het met de planning t.a.v. de uitvoering?
  • Welke spelers (concurrenten) zijn er nog meer actief?
  • Wie neemt de beslissing?

Stuurt u het voorstel tot samenwerking toe of gaat u deze bespreken?

Als u zoveel moeite gedaan heeft om een voorstel te maken, dan bent u er van overtuigd dat u de beste aanbieding heeft. Is uw contactpersoon wel degene die de beslissingen neemt? Het is erg zinvol om met de beslisser aan tafel te zitten als u uw plan gaat toelichten. U kunt hoor en wederhoor toepassen en u krijgt de kans om u als professional te profileren. Het is dus zaak om vooraf de beslissingsbevoegdheden van uw gesprekspartners in kaart te brengen en met de juiste mensen het gesprek te voeren, alvorens uw voorstel te bespreken.

Helaas is dit niet altijd mogelijk en kunt u bij het bespreken te maken krijgen met een ‘petit comité’.Alle voorstellen boven een bepaalde waarde bv. € 3.000,– zijn de moeite waard om te bespreken. Slechts in die gevallen dat u de relatie al lang kent en er sprake is van een hechte samenwerking, kunt u het aanbod zien als een bestendiging van de eerder gemaakte afspraken. Dit rechtvaardigt het verzenden per post of e-mail.

Hoeveel tijd kost het maken uitbrengen van een voorstel?

De tijd die het kost om een voorstel te maken en uit te brengen is erg afhankelijk van de complexiteit van de materie. Bij een aanbesteding heeft u niet veel meer keuze dan de richtlijnen te volgen. Heeft u echter goede contacten met de opdrachtgever, dan kunt u invloed uitoefenen op de wijze waarop de aanbesteding tot stand komt. Maak echter vooraf een weloverwogen beslissing of u meedoet aan de aanbesteding.

De kracht van een goed aanbod zit in het voortraject. Hoe beter u de voorbereidende gesprekken heeft gevoerd, hoe hoger uw scoringspercentage.

Door deze gesprekken heeft u een helder en concreet beeld van de problematiek van de opdrachtgever. De in uw aanbod genoemde oplossingen moeten naadloos aansluiten bij de problematieken van de opdrachtgever.

Welke kenmerken neemt u op? Wat voor voordelen biedt dat de (potentiële) relatie? En wat is de werkelijke waarde van uw dienst voor de organisatie waarvoor u deze gaat uitvoeren? Met deze zaken in het achterhoofd zal uw samenwerkingsvoorstel een directe match zijn met de problematiek van de opdrachtgever en wordt uw scoringskans substantieel hoger.

Welke valkuilen zijn er?

Veel professionals hebben de neiging om te veel informatie te vroeg te geven. Het aanbod krijgt het karakter van een beleidsnotitie. De expertise van de professional moet herkenbaar zijn in de gesprekken met de opdrachtgever en het papier waarop het voorstel is uitgewerkt bevat een beknopte bevestiging van de wensen van de opdrachtgever met een daaraan gekoppelde investering.

Mocht u toch besluiten om een uitgebreid voorstel te doen, voeg er dan een samenvatting aan toe.
Deze samenvatting (management summary) geeft de beslissers de mogelijkheid om direct de kern tot zich te nemen en te besluiten of men verder leest.

Uiteraard zijn er meerdere valkuilen, zoals een slecht leesbaar document (layout) of een niet logische opbouw.

Welke structuur hanteert u?

Afhankelijk van de grootte van uw organisatie en de richtlijnen omtrent de huisstijl wordt er gekozen voor een vorm waarin het voorstel gegoten wordt. Vaak zien we dat professionals er een eigen stijl op na houden. Dit is jammer omdat vanuit meerdere kanten bij een relatie of prospect verschillende  niet-eenduidige offertes(!) op tafel liggen. Er zijn handvaten waaraan het winnende aanbod moet voldoen.

Een aantal voorbeelden daarbij zijn:

  • Een ‘U’-gericht voorstel
  • Bij meer tarieven (staffel, bijvoorbeeld), de hoogste bovenaan.
  • Altijd ‘inclusief’ opnemen (reistijd, hulpmiddelen,  maar exclusief BTW)
  • Positieve afsluiting

Begin nooit met het tarief/budget en vermeld deze niet in een begeleidende brief. Een winnend voorstel begint namelijk bij de voorafgaande gesprekken. De kracht om het voorstel om te buigen naar een opdracht zit met name in de informatie uit het voortraject en de vertaalslag naar de opdrachtgever.

Hoe herkenbaar is uw voorstel?

Uw bureau heeft een goede reputatie in de markt en daar put u kracht uit. Markten zijn echter aan verandering onderhevig en klantgedragingen daarmee ook. Elk aanbod is echter uniek en zal voor de relatie herkenbaar moeten zijn ten aanzien van de problematiek die thuishoort bij deze specifieke situatie.

Niet uw expertise is daarin doorslaggevend, maar de wijze waarop uw oplossing uw relatie verder gaat helpen. Dit is hét herkenningspunt  waar de beslisser naar kijkt om uw aanbod om te zetten naar een opdracht tot samenwerking.

Op welke wijze bent u onderscheidend?

Helaas bent u vaak niet de enige aanbieder bij de relatie. Er zijn dus meer keuzes voor de beslisser. Waarom zou men u de opdracht gunnen? Iedere organisatie heeft specifieke kenmerken die onderscheidend zijn in de markt. Hoe klein ook, ze zijn er. Het is dus zaak om ook de kenmerken van uw concurrenten te kennen om in het voorstel een aantal zaken te benadrukken die voor de opdrachtgever belangrijk zijn en waar de concurrent minder sterk in is.

Het zijn natuurlijk de professionals in de (zakelijke) dienstverlening die het verschil maken. Soms krijgt u niet de kans om de professionals voorafgaande aan de dienst te introduceren bij de relatie en zult u op zoek moeten naar onderscheidende kenmerken van uw dienst en uw organisatie.
Dit biedt de opdrachtgever zekerheden die hij/zij zoekt en wenst alvorens een beslissing te nemen.

Hoe volgt u uitgebrachte voorstellen op?

Afhankelijk van de hoeveelheid voorstellen die u uitbrengt, is het opvolgen ervan een meer of minder tijdrovende bezigheid. Het registreren is de eerste stap om overzicht te krijgen welke successen u boekt. Hieruit kunt u tevens filteren hoeveel tijd er zit tussen uitbrengen van het voorstel en het verkrijgen van de opdracht. Wat gaat u doen na het bespreken van het voorstel?

  • U wacht af tot de relatie reageert en komt dan uit de startblokken.
  • U stuurt na een vaste tijd een briefje met de vraag wat de status is.
  • U gaat na 3 weken nabellen.

Het is zinvoller om concreet af te spreken wanneer een vervolggesprek kan plaatsvinden om eventuele vragen toe te lichten en/of nieuwe gezichtspunten te bespreken. U spoort hiermee uw relatie aan om actief met uw aanbod bezig te zijn. Daarnaast geeft u hiermee aan dat u tijd heeft geïnvesteerd in de relatie om met elkaar de juiste dingen te blijven doen. Kortom u neemt uw relatie en uzelf serieus.

Is een voorstel doen wel nodig?

We willen dit artikel afsluiten met een vraag die u zichzelf eigenlijk als eerste moet stellen. Ga ik wel een voorstel maken? Als uw relatie echt met u wil samenwerken, waarom is er dan een voorstel nodig?
Kunt u dan niet veel beter volstaan met een samenvatting en bevestiging te maken van de gemaakte afspraken rondom de voorgenomen samenwerking?

Dit biedt namelijk een aantal belangrijke voordelen:
-Het bespaart veel niet facturabele tijd.
-Het ontneemt de concurrent de kans om de opdracht te verwerven.
-Het bespaart frustraties over ‘gemiste opdrachten’.
-De inhoud komt niet op ongewenste plaatsen terecht.
-Het verhoogt enorm het acquisitieplezier.

Zoals u ziet zijn er grote voordelen om geen voorstellen uit te brengen, maar meteen over te gaan op het ondertekenen van de samenwerkingsovereenkomst.

De organisatie moet daar met de professionals echter wel op ingericht zijn. Dat gaat niet vanzelf, in de acquisitiegesprekken met de opdrachtgevers moet daar reeds op worden aangestuurd.

ProfacQ wenst u veel winnende voorstellen en dus ondertekende samenwerkingsovereenkomsten toe!

 

[divider_line]

Dit document ontvangen in handig pdf formaat?

[contact-form-7 id=”2324″ title=”Kennisbank”]